Czy mała firma ma szansę wygrać przetarg publiczny
Ma, a jednym z powodów jest konstrukcja prawa zamówień publicznych. Zamawiający powinni dzielić duże zamówienia na części, gdy jest to uzasadnione, i nie mogą stawiać warunków nieproporcjonalnych do przedmiotu zamówienia. W praktyce w wielu postępowaniach na usługi, dostawy i drobne roboty konkurują firmy kilkuosobowe.
Problem małej firmy leży gdzie indziej. Ofertę przygotowuje właściciel albo jedna osoba, która ma też bieżące zlecenia. Każda godzina na ogłoszenie, którego nie da się spełnić, jest godziną zabraną kosztorysowi. Dlatego przewagę daje selekcja: szybkie odrzucanie postępowań z wadium nie do udźwignięcia, z doświadczeniem, którego brak, albo z terminem nie do dotrzymania.
Gdzie małe firmy szukają przetargów
Źródła są trzy. BZP zawiera ogłoszenia krajowe, TED ogłoszenia powyżej progów unijnych, a Baza Konkurencyjności zapytania ofertowe w projektach unijnych. Każde ma inny format i inne filtry, więc przegląd ręczny oznacza trzy wizyty dziennie i ręczne porównywanie z własnym profilem.
Platformy zamawiających nie rozwiązują tego problemu, bo pokazują tylko postępowania jednego zamawiającego. Różnicę opisujemy w artykule platforma przetargowa czy serwis przetargowy.
Rachunek dla firmy, która wycenia kilka postępowań tygodniowo
Załóżmy ostrożnie, że ręczny przegląd trzech źródeł zajmuje 40 minut dziennie, czyli około 14 godzin miesięcznie. Przy stawce wewnętrznej 100 zł za godzinę to 1 400 zł miesięcznie samego szukania, zanim ktokolwiek otworzy SWZ. Są to założenia przykładowe, podstaw własne liczby.
Plan Start w Poranne kosztuje 249 zł netto miesięcznie, czyli 1 494 zł netto przy rozliczeniu rocznym z góry. Jeśli skraca przegląd choćby o połowę, zwrot następuje w pierwszym miesiącu. Jeśli startujesz w trzech przetargach rocznie, rachunek się nie zamyka i szczerze odradzamy abonament. Pełniejsze porównanie rachunku z ręcznym przeglądem znajdziesz w artykule o serwisie przetargowym i ręcznym przeszukiwaniu BZP.
Ile kosztuje serwis i co wybrać
Rynek ma trzy poziomy. Proste alerty kosztują kilkadziesiąt zł miesięcznie, ale zwykle nie oceniają ogłoszeń. Bazy z archiwum kosztują około 900 do 2 000 zł za kwartał lub rok. Serwisy z analizą ogłoszeń, takie jak Poranne, dodają kartę z wadium, terminem, warunkami udziału i kryteriami oceny. Ceny porównujemy w artykule ile kosztuje monitoring przetargów, a konkurencyjne usługi na stronie alternatywa dla Oferent.
Przy wyborze zbuduj profil na swoich kodach CPV i sprawdź, czy pierwsze ogłoszenia są trafne. Zapytaj, czy dostaniesz ocenę, a nie tylko listę linków. Zobacz też, czy konto da się założyć bez karty i zrezygnować w dowolnym momencie.
Co jeszcze trzeba mieć, żeby złożyć ofertę
Serwis znajduje przetarg, ale ofertę składasz na platformie zamawiającego. Zwykle potrzebujesz do tego podpisu kwalifikowanego w abonamencie, a w mniejszych postępowaniach podpisu zaufanego, jeśli zamawiający go dopuszcza. Zamów go przed pierwszym przetargiem, bo wydanie certyfikatu zajmuje kilka dni, a termin ofert nie czeka.
Warto też mieć gotowe wzory oświadczeń, wykaz zrealizowanych zleceń i referencje. Przygotowane z wyprzedzeniem skracają przygotowanie oferty do jednego dnia.
Od czego zacząć w małej firmie
- Wybierz jedną specjalizację i 3 do 5 kodów CPV, które ją opisują.
- Ogranicz się do województw, w których dojedziesz bez kosztu zjadającego marżę.
- Ustal próg wadium i doświadczenia, powyżej którego pomijasz ogłoszenie.
- Przez dwa tygodnie zapisuj, ile ogłoszeń było trafnych, a ile nie.
- Dopiero po tym zdecyduj o abonamencie.
Branżowe ustawienia profilu pokazują strony przetargi na usługi sprzątania i przetargi na dostawy.
Czy mała firma ma szansę wygrać przetarg publiczny?
Tak, bo zamawiający mają obowiązek dzielić duże zamówienia na części, gdy to możliwe, i często stawiają umiarkowane warunki udziału. Szansa zależy od trafnego wyboru postępowań, nie od wielkości firmy. Małej firmie najbardziej szkodzi czas stracony na ogłoszenia, których nie może spełnić.
Ile kosztuje serwis przetargowy dla małej firmy?
Proste alerty kosztują około 69 zł netto miesięcznie, a serwisy z analizą ogłoszeń w Poranne zaczynają się od 249 zł netto miesięcznie w planie Start. Dla porównania, rozliczenie roczne Start to 1 494 zł netto. Opłacalność zależy od liczby postępowań, które wyceniasz.
Kiedy serwis przetargowy się nie opłaca?
Gdy startujesz w kilku przetargach rocznie, masz stałych zamawiających i wiesz, gdzie szukać. Wtedy wystarczą BZP i okresowy przegląd. Abonament zaczyna się zwracać, gdy ogłoszeń do przejrzenia jest kilkadziesiąt tygodniowo, a oferty robi jedna osoba.
Czy muszę mieć podpis kwalifikowany, żeby złożyć ofertę?
Zwykle tak. Oferty w postępowaniach powyżej progów unijnych i większość ofert na platformach zamawiających składa się z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W mniejszych postępowaniach zamawiający mogą dopuszczać podpis zaufany lub osobisty, więc sprawdź to w SWZ.